この規程は、{施設名}における法定保存文書について、{システム名}（以下「本システム」という。）を活用して、情報の電子化を安全かつ合理的に図るための事項を定め、適正に利用・保存することを目的とする。
この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
${施設名}における、最低限の管理対象書類は以下の通りとする。
管理対象書類については、法律が求めるところにより以下の機能を維持しなければならない。
a. 真実性 電子化文書の故意又は過失による虚偽入力、書換え、消去及び混同を未然に防止し、かつ、改ざん等の事実の有無が検証できる機能。
b. 機密性 電子化文書へのアクセスを制限すること、アクセス履歴を記録すること等により、アクセスを許されない者からの電子化文書へのアクセスを防止し、電子化文書の盗難、漏えい、盗み見等を未然に防止する形態で保存・管理できの機能。
c. 見読性 電子化文書の内容を必要に応じ電子計算機その他の機器を用いて検索し、画面又は書面に直ちに出力できる機能。
管理対象書類のすべてについて、保存文書としての成立要件を以下のように定める。
| 文書の種類 | 確定時点 |
|---|---|
| 検査画像データ | 画像、文書の生成機器が出力した時点。 |
| 診療録 | 常時 |
| 納品書/請求書 | 外部に引き渡した時点 |
第３条に基づき、管理対象書類は確定した後の修正について以下のようにしなければならない。
対象書類及び電子化の時期は発生時点を原則とする
本体に対する訂正、修正は禁止とする
再発行が可能な文書を再発行した場合は、元の文書に、再発行により無効の印をつけること
訂正の必要がある場合、訂正簿に、以下の内容を最低限記録しなければならない。
画像の階調性を損なうような画像補正は行わない。
電子化文書の作成に当たっては、原則として、両面をスキャンする。ただし、裏面に記載のないものなどについては、この限りではない。
ヴァージョン管理 記録した電子化文書のヴァージョン管理を行うに当たり、当初に記録した電子化文書を第１版とし、その後に訂正又は削除が行われても第１版の内容を保持する。
紙文書をスキャニング によって電子化ある場合は、タイムスタンプ ●●株式会社のタイムスタンプサービスを利用し、電子化文書には各号に定める時期までにタイムスタンプを付与し、当該電子化文書の作成時期の証明及び改ざん等の事実の有無を検証できるようにする。なお、課税期間中の任意の期間を指定して当該期間内に付与したタイムスタンプについて、一括して検証できるようにする。
管理対象書類の機密性を確保するために以下の原則を守ることとする
管理対象書類の内容が鮮明かつ正確であることを求めるために、書類を作成する機器の管理を以下のように行う
${施設名}における本システムの運用に当たっては、管理責任者及び作業担当者を置くものとし、別途ガイドラインを作成して、これを定める。
本システムの利用者は以下の責務を負う。
見読性を確保するための機能は、次に定めるところによる。
| 機能名 | 求められる機能 |
|---|---|
| 検索機能 | 記録されている電子化文書に検索のために必要な情報（検索項目）を付加し、かつ、その検索項目を活用して該当する電子化文書を抽出できること |
| 検索項目設定機能 | 検索項目に、ⅰ）確定日付、ⅱ）金銭が絡む場合は取引金額、ⅲ）外部との取引の場合、取引先の名称を設定できること。日付又は金額の項目は範囲指定を可能とし、任意の２項目以上の検索項目を組み合わせて検索できること |
| 帳簿などの関連文書との関連性を確保する機能 | 電子化文書には、管理用通番として一意性のある番号を付し、帳簿に記載される内容と関連付けを行うこと |
| 整然とした形式で速やかに紙出力する機能 | 記録されている電子化文書及びログ等の管理情報をデータフォーマットの種類にかかわらずディスプレイやプリンタに整然とした形式で国税関係書類と同程度の明瞭さを確保しつつ速やかに出力することができること。一般書類については、第２号及び第３号の階調及び印刷装置をグレースケール以上の能力を持つ表示装置及びプリントできる印刷装置としてもこれを認める。 |
| ４ポイント文字が認識できる機能 | システムはJIS X 6933又はISO12653-3テストチャートの４ポイント文字が認識でき、電子化文書を拡大縮小表示できること |
ただし、表示装置の仕様について最低一台は以下の要件を満たすものとする。
一 表示装置のサイズ 14インチ以上の表示装置とする。
二 表示装置の階調 赤、緑、青の各色256階調（24ビット/ピクセル）以上の能力を持つ表示装置とする。
三 印刷装置の解像度及び階調 印刷装置はカラープリントできるものとする。
${施設名}における、管理対象書類の保存方法いわゆるデータフォーマットは以下の通りとする。
| データ形式(圧縮方式) | 対象書類 |
|---|---|
| DICOM | 医療用画像として検査機器が作成した画像データ |
| Exif(JPEG) | DICOMに対応しない検査機器およびデジタルカメラが作成した画像 |
| HLS,MP2,MP4(MPEG) | デジタルカメラなどが作成した動画 |
| 文書データ。文字エンコードはUnicode(UCS-2あるいはUTF-8)とする | |
| MP3 | 診察内容、通話内容の録音データ |
| SQL | リレーショナル型データベースを用いるレセコンあるいは電子カルテシステム。文字エンコーディングはUnicode(UTF-8)とする |
なお、上記のデータフォーマットを作成する元となる、以下のデータについてはデータの追記や更新が円滑に行えるようにするために保管することができる。
| データ形式(圧縮方式) | 内容 | 対応方針 |
|---|---|---|
| Raw(サイノグラムなど) | 再構成を目的として一定期間CTなどの内部で保管されている生データ | 自動削除なので、検査機器が標準で決めている保管期間に従う |
| Raw(デジタルカメラ) | 再構成(現像ともいう)のための生データ。一部のカメラで撮影時に同時保管が可能な機種がある。 | 同時保管が望ましい |
| プロンプト | 画像処理を行う際の指示語 | 画像メタデータ保存が望ましい |
| XLS,XLSX,ODTなど | 文書作成の元データとして |
上記の規程が適用できないものについては、データ保存媒体全体の複製による保管を例外的に行っても良い。
スキャニングによる電子化の手順について以下の通り定める
作業担当者は、次の期日までにホチキス留めをはずし、折りたたみを広げスキャニングの準備を行い、以下を最低要件として入力装置の設定を行う。
| 設定項目 | 最低限の要件 |
|---|---|
| カラー設定 | カラースキャンとする。 |
| 解像度 | 200dpi以上とする。 |
| 階調 | 電子化文書は赤、緑、青の各色256階調（24ビット/ピクセル）とする。 |
作業担当者は、以下に示す点に注意してスキャニング処理を実施する。
本システムにより電子化されたデータは、国税に関する法律の規定により保存しなければならないとされている期間まで保存する。
作業担当者は、スキャニング処理を了した原本について、管理責任者のチェックが完了するまでの間、一時保管する。
前項の達成のため、
（施行）